Praca zdalna w SYNERGIE – wydajność, produktywność i swoboda działania

Od trzech tygodni znaczna część naszych współpracowników pracuje z domu z powodu „kryzysu związanego z koronawirusem“. Doświadczenia w tym zakresie są bardzo zróżnicowane. Są na przykład współpracowniczki, dla których ta „zmiana“ nie stanowi wielkiej nowości, ponieważ i tak już regularnie pracowały z domu.

Inni natomiast po raz pierwszy mają okazję zapoznać się z pracą z domu. „Najpierw musiałam się na nowo zorganizować i urządzić sobie miejsce do pracy w domu“ – mówi asystentka ds. marketingu Sophia Coveli. Coveli tak opisuje nowe wyzwania związane z pracą zdalną: „Jeśli nie ma się własnego gabinetu i trzeba pracować np. w salonie, na początku pojawiają się obawy, czy nie będzie się rozpraszać, zwłaszcza gdy w domu przebywa więcej osób. Na początku zadawałam sobie również pytanie, czy sprzęt techniczny da radę. Pomimo tych obaw stwierdziłam jednak, że praca w trybie home office jest tak samo produktywna jak w biurze. Nie tylko dzięki naszemu sprawnemu kierownikowi działu IT, który bardzo szybko skonfigurował nam tunel VPN, abyśmy mieli pełny dostęp do naszego systemu również podczas pracy z domu“. Otrzymaliśmy od niej również specjalną wskazówkę dotyczącą produktywności podczas pracy z domu. „Trzeba przestrzegać regularnych godzin pracy i ubierać się odpowiednio do pracy. W ten sposób łatwiej zachować motywację i nie popaść w tryb wypoczynkowy w domu.“ Nawet jeśli z pewnością zabawnie jest ubierać się elegancko tylko na górę na wideokonferencje, mając jednocześnie na sobie spodnie od piżamy, z punktu widzenia psychologii pracy nie robi się sobie tym żadnej przysługi.

Poniżej chcielibyśmy przedstawić jeszcze jedną specjalną metodę, dzięki której będą Państwo pracować w domu produktywnie i efektywnie. Czy słyszeli Państwo już kiedyś o metodzie „GTD – Getting Things Done“? Skupia się ona na skutecznym zarządzaniu czasem i sobą. Metoda GTD pomaga w utrzymaniu porządku w zadaniach dzięki systemowi organizacyjnemu. GTD pomaga zarówno w zapamiętywaniu, jak i w zapominaniu. Dzięki temu mózg może się zrelaksować, wiedząc, że niezawodnie zlecił wykonanie zadania.

Metoda trenera i konsultanta ds. zarządzania Davisa Allena opiera się na pięciu zasadach: gromadzenie – przetwarzanie – porządkowanie – przeglądanie – realizacja.

1. Zbieranie: Wszystko, co do Ciebie trafia i wymaga załatwienia, zbieraj w „koszykach przychodzących“. Nie ma znaczenia, czy są to fizyczne segregatory, czy foldery komputerowe – zależy to od Twoich osobistych preferencji.
2. Przetwarzanie: Teraz oceń każde zadanie z osobna. Uporządkuj je pod względem czasu i zdecyduj, jaki będzie następny konkretny krok. Obowiązuje tu zasada dwóch minut: zadanie, które można wykonać w ciągu dwóch minut, należy wykonać od razu. To, co zajmuje więcej czasu i wymaga kilku czynności, trafia na jedną z poniższych list.
3. Organizowanie: Wszystkie zadania są teraz przydzielane.

• Lista działań: Tutaj trafiają wszystkie zadania wraz z kolejnym konkretnym krokiem do wykonania. Aby zachować przejrzystość, działania te można podzielić na listy tematyczne (rozmowy telefoniczne, sprawy prywatne, sprawy służbowe itp.).
• Lista projektów: Wszystko, co wymaga kilku etapów i nie może zostać załatwione jednym działaniem. Wpisz stałe terminy do kalendarza. Dla poszczególnych projektów określ kolejne kroki, terminy i przypomnienia.
• Lista oczekujących: Tutaj wyświetlane są zadania, które zostały przez Ciebie delegowane.
• Lista „może kiedyś”: Służy jako zbiór pomysłów na przyszłość.

4. Przejrzeć: Raz dziennie sprawdzać listy i terminy, raz w tygodniu usuwać z systemu zakończone zadania i dodawać nowe projekty.
5. Załatwić: Realizować zadania z list zadań i kalendarza. Przy tym zawsze mieć na uwadze priorytety.

Kto chce skutecznie stosować metodę DTD, musi konsekwentnie się jej trzymać. Efekty zarządzania czasem są widoczne tylko wtedy, gdy system jest stale aktualizowany i kompletny. Potrzeba więc sporej dozy samodyscypliny, aby nie stracić motywacji. Gdy już się do tego przyzwyczaisz, system działa niemal samoczynnie.