Oficina en casa en SYNERGIE – Eficiente, productiva y capaz de actuar

Desde hace 3 semanas, una gran parte de nuestros compañeros de trabajo, debido a la „crisis del coronavirus“, está trabajando desde casa. Las experiencias son muy variadas. Por ejemplo, hay compañeras para las que la „mudanza“ no representa una gran novedad, ya que ya trabajan regularmente desde casa.

Otros, por su parte, están conociendo el trabajo desde casa por primera vez. „Primero tuve que reorganizarme y montar mi lugar de trabajo en casa“, dice la asistente de marketing Sophia Coveli. Coveli describe los nuevos desafíos del trabajo en casa de la siguiente manera: „Cuando no se tiene una oficina propia y hay que trabajar, por ejemplo, en el salón, al principio te preocupa si no te vas a distraer, sobre todo si hay más gente en casa. Tampoco estaba segura de si la tecnología funcionaría en un principio. A pesar de estas preocupaciones, he descubierto que el trabajo en casa es tan productivo como en la oficina. Y no en último lugar, gracias a nuestro ágil jefe de TI, que nos configuró un túnel VPN muy rápidamente para tener pleno acceso a nuestro sistema también desde casa“. También nos ha dado un consejo especial para ser productivo en casa. „Mantén tu horario de trabajo habitual y vístete para el trabajo. Así te mantienes motivado y no caes en el modo de ocio en casa“. Aunque sea divertido vestirse bien solo para las videoconferencias y llevar aún los pantalones del pijama, desde el punto de vista de la psicología laboral, no te haces ningún favor con ello.

A continuación, nos gustaría presentar un método especial para que sea productivo y eficiente trabajando desde casa. ¿Ha oído hablar alguna vez del método „GTD - Getting Things Done“? Se centra en la gestión eficaz del tiempo y la autogestión. El método GTD le ayuda a mantener sus tareas bajo control con un sistema de organización. GTD ayuda a recordar, y a olvidar. De este modo, el cerebro puede relajarse, ya que sabe que ha delegado su tarea de manera fiable.

El método del entrenador y consultor de gestión Davis Allen se basa en cinco principios: Capturar, Procesar, Organizar, Reflexionar y Ejecutar.

1. Recopilar Todo lo que llega a usted y tiene que ser manejado, lo junta en „bandejas de entrada“. Si son bandejas físicas o carpetas de ordenador, no importa y depende de sus preferencias personales.
2. Procesar Ahora evalúe cada tarea individualmente. Clasifíquelas en orden cronológico y decida cuál es el siguiente paso concreto. Aquí se aplica la regla de los dos minutos: una tarea que se puede completar en menos de dos minutos se realiza de inmediato. Lo que toma más tiempo y requiere múltiples pasos va a una de las siguientes listas.
3. OrganizarTodas las tareas se asignarán ahora.

• Lista de acciones: Aquí irán todas las tareas con su siguiente paso concreto respectivo. Para mantener la visión general, estas medidas se pueden dividir además en listas de contexto (llamadas telefónicas, privado, profesional,...).
• Lista de proyectos: Todo lo que requiere múltiples pasos y no se puede completar con una sola acción. Ingrese fechas de vencimiento fijas en el calendario. Para cada proyecto, defina los próximos pasos, fechas límite y recordatorios.
• Lista de espera: Aquí aparecerán las tareas que hayas delegado.
• Lista "Quizás Alguna Vez": Sirve como una reserva de ideas para más adelante.

4. RevisarRevisar las listas y comprobar las citas una vez al día, eliminar lo completado del sistema y añadir nuevos proyectos una vez por semana.
5. RealizarProcesar lo que está en las listas de acciones y en el calendario. Siempre teniendo en cuenta las prioridades.

Quien quiera aplicar el método DTD de manera efectiva, debe ser constante. El efecto de la gestión del tiempo solo se produce si el sistema se mantiene constantemente actualizado y completo. Por lo tanto, se necesita una buena dosis de autodisciplina para mantenerse al día. Una vez que uno se acostumbra, el sistema funciona casi por sí solo.