Rad od kuće u SYNERGIE – učinkovito, produktivno i sposobno obaviti posao

Posljednje tri tjedna velik broj naših kolega radi od kuće zbog „krize uzrokovane koronavirusom“. Njihova su iskustva znatno različita. Na primjer, postoje kolege za koje ovaj „prelazak“ nije ništa novo, jer već redovito rade od kuće.

Drugi, s druge strane, prvi put rade od kuće. „Prvo sam se morala reorganizirati i urediti svoj radni prostor kod kuće,“ kaže asistentica marketinga Sophia Coveli. Coveli nastavlja opisivati nove izazove rada od kuće na sljedeći način: „Ako nemate vlastiti ured i morate raditi u dnevnoj sobi, na primjer, u početku se brinete hoćete li biti ometeni, osobito ako u kućanstvu ima drugih ljudi. U početku sam se također pitala hoće li tehnologija izdržati. Unatoč tim brigama, međutim, otkrila sam da je rad od kuće jednako produktivan kao i rad u uredu. Ne samo zahvaljujući našoj snalažljivoj IT menadžerici, koja nam je vrlo brzo postavila VPN tunel kako bismo mogli imati puni pristup našem sustavu dok radimo od kuće.“ Također nam je dala poseban savjet kako ostati produktivan dok radimo od kuće. „Pridržavajte se svojih redovitih radnih sati i obucite se za posao. Na taj način, na primjer, ostajete motivirani i ne prelazite u “režim odmora' kod kuće." Iako je zasigurno zabavno obući se samo od struka naviše za videokonferencije dok još uvijek nosite donji dio pidžame, iz perspektive radne psihologije, ne činite si uslugu.".

U nastavku želimo predstaviti još jednu specifičnu metodu koja će vam pomoći da produktivno i učinkovito radite dok radite od kuće. Jeste li ikada čuli za metodu „GTD – Getting Things Done“? Ona se usredotočuje na učinkovito upravljanje vremenom i sobom. GTD metoda pomaže vam pratiti svoje zadatke koristeći organizacijski sustav. GTD vam pomaže da zapamtite – i da zaboravite. To omogućuje vašem mozgu da se opusti, znajući da je pouzdano delegirao svoje zadatke.

Metoda koju je razvio trener i menadžment konzultant Davis Allen temelji se na pet principa: Prikupiti – Obraditi – Organizirati – Pregledati – Završiti.

1. Kolekcija: Trebali biste prikupiti sve što vam dođe i što treba obraditi u „kutijama za ulaznu poštu“. Bilo da su to fizičke posude ili računalni folderi nije važno; ovisi o vašim osobnim preferencijama.
2. Obrada: Sada procijenite svaki pojedinačni zadatak. Rasporedite ih kronološki i odlučite koji je sljedeći konkretan korak. Ovdje se primjenjuje pravilo od dvije minute: zadatak koji se može obaviti u roku od dvije minute obavi se odmah. Sve što traje duže i uključuje više koraka ide na jednu od sljedećih lista.
3. OrganizirajteSvi zadaci se sada raspoređuju.

• Popis akcija: Ovdje su navedeni svi zadaci, zajedno s njihovim sljedećim specifičnim korakom. Kako biste lakše pratili stvari, ovi se zadaci mogu dodatno podijeliti u liste temeljene na kontekstu (pozivi, osobni zadaci, poslovni zadaci itd.).
• Popis projekata: Sve što zahtijeva više koraka i ne može se obaviti jednim djelovanjem. Unesite fiksne rokove u kalendar. Za svaki projekt definirajte sljedeće korake, rokove i podsjetnike.
• Lista u čekanju: Ovdje se pojavljuju zadaci koje ste delegirali.
• Popis 'možda jednog dana': Ovo služi kao fond ideja za kasnije.

4. PregledajteProvjeravajte popise i pregledavajte termine jednom dnevno; uklanjajte dovršene zadatke iz sustava i dodajte nove projekte jednom tjedno.
5. Završeno: Prođite kroz stavke na popisima za obaviti i u kalendaru. Pritom uvijek pazite na prioritete.

Ako želite učinkovito koristiti DTD metodu, morate joj dosljedno ostati vjerni. Prednosti upravljanja vremenom postaju očite samo ako se sustav neprestano ažurira i ostaje potpun. Stoga je potrebna dobra doza samodiscipline da biste ostali na pravom putu. Kad se naviknete, sustav gotovo sam od sebe radi.