Trabalho a partir de casa na SYNERGIE – Eficiente, produtivo e com capacidade de ação

Há já três semanas que grande parte dos nossos colegas trabalha a partir de casa, devido à „crise do coronavírus“. As experiências têm sido muito variadas. Por exemplo, há colegas para quem esta „mudança“ não representa uma grande novidade, uma vez que já trabalhavam regularmente a partir de casa.

Outros, por sua vez, estão a experimentar pela primeira vez o trabalho a partir de casa. „Primeiro, tive de me reorganizar e montar o meu espaço de trabalho em casa“, afirma a assistente de marketing Sophia Coveli. Coveli descreve ainda os novos desafios do teletrabalho da seguinte forma: „Quando não se tem um escritório próprio e se tem de trabalhar, por exemplo, na sala de estar, surge inicialmente a preocupação de se poder distrair, sobretudo se houver mais pessoas em casa. No início, também me questionei se a tecnologia iria dar conta do recado. Apesar dessas preocupações, constatei, no entanto, que o trabalho a partir de casa é tão produtivo como no escritório. Em grande parte graças ao nosso ágil responsável de TI, que nos configurou muito rapidamente um túnel VPN para termos acesso total ao nosso sistema, mesmo a trabalhar a partir de casa.“ Recebemos também dela uma dica especial para a produtividade ao trabalhar a partir de casa. „Respeitar o horário de trabalho normal e vestir-se adequadamente para o trabalho. Assim, mantém-se motivado e não se cai no modo de lazer em casa.“ Mesmo que seja certamente divertido vestir-se bem apenas da cintura para cima para as videoconferências, mantendo as calças de pijama, do ponto de vista da psicologia do trabalho, não se está a fazer nenhum favor a si próprio com isso.

A seguir, gostaríamos de apresentar mais um método específico que o ajudará a ser produtivo e eficiente ao trabalhar a partir de casa. Já ouviu falar do método „GTD – Getting Things Done“? Este método centra-se na gestão eficaz do tempo e de si próprio. O método GTD ajuda-o a manter as suas tarefas sob controlo através de um sistema de organização. O GTD ajuda a lembrar-se – e a esquecer. Assim, o cérebro pode relaxar, pois sabe que delegou a sua tarefa de forma fiável.

O método do formador e consultor de gestão Davis Allen assenta em cinco princípios: recolher – processar – organizar – rever – concluir.

1. Colecionar: Tudo o que lhe chega e precisa de ser tratado deve ser reunido em „cestas de entrada“. Não importa se se trata de pastas físicas ou de pastas no computador; isso depende da sua preferência pessoal.
2. Processamento: Agora, avalie cada tarefa individualmente. Organize-as por ordem de prioridade e decida qual é o próximo passo concreto. Aqui aplica-se a regra dos dois minutos: uma tarefa que possa ser concluída em dois minutos deve ser realizada imediatamente. O que demorar mais tempo e exigir vários passos deve ser incluído numa das listas seguintes.
3. Organizar: Todas as tarefas estão agora a ser distribuídas.

• Lista de ações: É aqui que se incluem todas as tarefas, juntamente com o próximo passo concreto a dar em cada caso. Para manter uma visão geral, estas ações podem ser subdivididas em listas temáticas (chamadas telefónicas, assuntos pessoais, assuntos profissionais, etc.).
• Lista de projetos: tudo o que requer várias etapas e não pode ser tratado com uma única ação. Introduza as datas fixas no calendário. Para cada projeto, defina os próximos passos, prazos e lembretes.
• Lista de espera: Aqui aparecem as tarefas que delegou.
• Lista «Talvez-Algum dia»: Serve como fonte de ideias para mais tarde.

4. Revisar: Verificar as listas e os compromissos uma vez por dia; uma vez por semana, remover do sistema as tarefas concluídas e adicionar novos projetos.
5. Resolver: Executar o que está nas listas de tarefas e no calendário. Ao fazê-lo, ter sempre em conta as prioridades.

Quem quiser aplicar o método DTD de forma eficaz tem de ser consistente. O efeito da gestão do tempo só se faz sentir se o sistema for mantido constantemente atualizado e estiver completo. Por isso, é necessária uma boa dose de autodisciplina para se manter em dia. Depois de nos habituarmos, o sistema funciona quase que por si só.