SYNERGIE’de Evden Çalışma – Verimli, üretken ve etkin

„Korona krizi“ nedeniyle, meslektaşlarımızın büyük bir kısmı 3 haftadır evden çalışıyor. Bu konudaki deneyimler oldukça farklı. Örneğin, zaten düzenli olarak evden çalıştıkları için bu „geçiş“in kendileri için büyük bir değişiklik teşkil etmeyen meslektaşlarımız da var.

Bazıları ise evden çalışmayı ilk kez deneyimliyor. „Öncelikle kendimi yeniden organize etmem ve evimde bir çalışma alanı oluşturmam gerekti,“ diyor pazarlama asistanı Sophia Coveli. Coveli, evden çalışmanın getirdiği yeni zorlukları şöyle anlatıyor: „Kendi ofis odanız yoksa ve örneğin oturma odasında çalışmak zorunda kalırsanız, özellikle evde başka insanlar da varsa dikkatinizin dağılmayacağından endişe edersiniz. Başlangıçta teknolojinin işleri aksamayacağı konusunda da kendime sorular sordum. Ancak bu endişelere rağmen, evden çalışmanın ofisteki kadar verimli olduğunu fark ettim. Bunda, ev ofisindeyken de sistemimize tam erişim sağlayabilmemiz için bize çok hızlı bir şekilde bir VPN tüneli kuran çevik BT müdürümüzün de büyük payı var.“ Ondan ev ofisinde verimlilik için özel bir ipucu da aldık. „Düzenli çalışma saatlerine uymak ve iş için uygun giyinmek. Böylece örneğin motivasyonunuzu korursunuz ve evde “boş zaman moduna’ geçmezsiniz.” Video konferanslar için sadece üstünüzü şık giyinip pijama pantolonunuzu giymeye devam etmek elbette eğlenceli olabilir, ancak iş psikolojisi açısından kendinize bir iyilik yapmamış olursunuz.

Aşağıda, evden çalışırken üretken ve verimli olmanızı sağlayacak özel bir yöntemi daha tanıtmak istiyoruz. „GTD – Getting Things Done“ yöntemini daha önce duydunuz mu? Bu yöntemde, etkili zaman yönetimi ve kişisel yönetim ön plandadır. GTD yöntemi, bir düzenleme sistemi sayesinde görevlerinizi göz önünde bulundurmanıza yardımcı olur. GTD, hatırlamaya ve unutmaya yardımcı olur. Böylece beyin, görevini güvenilir bir şekilde devrettiğini bildiği için rahatlayabilir.

Eğitmen ve yönetim danışmanı Davis Allen’ın yöntemi beş ilkeye dayanmaktadır: Toplama – İşleme – Düzenleme – Gözden Geçirme – Tamamlama.

1. Toplama: Size gelen ve halledilmesi gereken her şeyi „Gelenler kutularına“ toplayın. Bunların fiziksel dosya kutuları mı yoksa bilgisayar klasörleri mi olduğu önemli değildir; bu tamamen kişisel tercihinize bağlıdır.
2. İşleme: Şimdi her bir görevi tek tek değerlendirin. Bunları zaman açısından sıralayın ve bir sonraki somut adımın ne olacağına karar verin. Burada “İki Dakika Kuralı” geçerlidir: İki dakika içinde halledilebilecek bir görev, hemen yerine getirilir. Daha uzun süren ve birkaç adım gerektiren görevler ise aşağıdaki listelerden birine eklenir.
3. Düzenlemek: Tüm görevler şimdi dağıtılıyor.

• Eylem listesi: Buraya, her bir görevin bir sonraki somut adımı ile birlikte tüm görevler eklenir. Genel durumu takip edebilmek için, bu eylemler bağlam listelerine ayrılabilir (telefon görüşmeleri, özel, iş ile ilgili, …).
• Proje listesi: Birden fazla adım gerektiren ve tek bir işlemle halledilemeyen her şey. Sabit tarihleri takvime ekleyin. Her bir proje için sonraki adımları, tarihleri ve hatırlatıcıları belirleyin.
• Bekleme listesi: Burada, devrettiğiniz görevler görünür.
• "Belki-Bir Gün" Listesi: Bu liste, ileride kullanılmak üzere bir fikir havuzu görevi görüyor.

4. Gözden geçirmek: Günde bir kez listeleri kontrol edip randevuları gözden geçirmek, haftada bir kez tamamlanan işleri sistemden silmek ve yeni projeleri eklemek.
5. Halletmek: Eylem listelerinde ve takvimde yer alan işleri halletmek. Bu sırada öncelikleri daima göz önünde bulundurmak.

DTD yöntemini etkili bir şekilde uygulamak isteyenler, bu yöntemi tutarlı bir şekilde sürdürmelidir. Zaman yönetiminin etkisi, ancak sistem sürekli güncel tutulduğunda ve eksiksiz olduğunda ortaya çıkar. Dolayısıyla, bu konuda pes etmemek için oldukça fazla öz disiplin gereklidir. Bir kez alıştığınızda, sistem neredeyse kendiliğinden işler.