Il lavoro da casa presso SYNERGIE: efficienza, produttività e operatività

Da tre settimane, a causa della „crisi del coronavirus“, gran parte dei nostri colleghi lavora ormai da casa. Le esperienze sono molto diverse tra loro. Ci sono, ad esempio, colleghe per le quali questo „passaggio“ non rappresenta una grande novità, poiché lavoravano già regolarmente da casa.

Altri, invece, si trovano ora per la prima volta a lavorare da casa. „Ho dovuto innanzitutto riorganizzarmi e allestire la mia postazione di lavoro a casa“, afferma Sophia Coveli, assistente al marketing. Coveli descrive così le nuove sfide del lavoro da casa: „Se non si dispone di una stanza dedicata all’ufficio e si deve lavorare, ad esempio, in salotto, all’inizio si teme di essere distratti, soprattutto se in casa ci sono altre persone. All’inizio mi sono anche chiesta se la tecnologia avrebbe funzionato. Nonostante queste preoccupazioni, però, ho constatato che il lavoro da casa è produttivo tanto quanto quello in ufficio. Non da ultimo grazie al nostro efficiente responsabile IT, che ci ha configurato molto rapidamente un tunnel VPN per avere pieno accesso al nostro sistema anche da casa.“ Da lei abbiamo ricevuto anche un consiglio speciale per la produttività nel lavoro da casa. „Rispettare l’orario di lavoro regolare e vestirsi in modo adeguato per il lavoro. In questo modo, ad esempio, si rimane motivati e non si cade nella modalità “tempo libero’ a casa.» Anche se è sicuramente divertente vestirsi bene solo dalla vita in su per le videoconferenze, tenendo addosso i pantaloni del pigiama, dal punto di vista della psicologia del lavoro non ci si fa certo un favore.

Di seguito vorremmo presentarvi un metodo specifico che vi consentirà di lavorare in modo produttivo ed efficiente da casa. Avete mai sentito parlare del metodo „GTD – Getting Things Done“? Questo metodo si concentra sulla gestione efficace del tempo e di sé stessi. Il metodo GTD vi aiuta a tenere sotto controllo i vostri compiti grazie a un sistema di organizzazione. Il GTD aiuta a ricordare – e a dimenticare. In questo modo il cervello può rilassarsi, sapendo di aver delegato i propri compiti in modo affidabile.

Il metodo di Davis Allen, formatore e consulente gestionale, si basa su cinque principi: raccogliere – elaborare – organizzare – esaminare – portare a termine.

1. Collezionare: Tutto ciò che vi arriva e che deve essere sbrigato va raccolto in dei „cestini di arrivo“. Che si tratti di contenitori fisici o di cartelle sul computer non ha importanza e dipende dalle vostre preferenze personali.
2. Lavorazione: Ora valutate ogni singola attività. Classificatele in base alla tempistica e decidete quale sarà il prossimo passo concreto. Qui vale la regola dei due minuti: un’attività che può essere svolta in due minuti va svolta immediatamente. Ciò che richiede più tempo e diverse fasi operative va inserito in una delle seguenti liste.
3. Organizzare: Ora vengono assegnati tutti i compiti.

• Elenco delle azioni: qui vengono inseriti tutti i compiti con il rispettivo passo concreto successivo. Per mantenere una visione d'insieme, queste azioni possono essere suddivise in elenchi tematici (telefonate, vita privata, lavoro, ecc.).
• Elenco dei progetti: tutto ciò che richiede più fasi e non può essere gestito con una singola azione. Inserire le scadenze fisse nel calendario. Per i singoli progetti, definire i passi successivi, le scadenze e i promemoria.
• Lista delle attività in sospeso: qui vengono visualizzate le attività che avete delegato.
• Lista "Forse-Un giorno": serve come fonte di idee per il futuro.

4. Sfogliare: Controllare le liste e verificare gli appuntamenti una volta al giorno; una volta alla settimana rimuovere dal sistema le attività completate e aggiungere nuovi progetti.
5. Sbrigare: Sbrigare ciò che è riportato nelle liste delle attività e nel calendario, tenendo sempre presenti le priorità.

Chi desidera applicare efficacemente il metodo DTD deve seguirlo con costanza. I benefici della gestione del tempo si manifestano solo se il sistema viene costantemente aggiornato e mantenuto completo. È quindi necessaria una buona dose di autodisciplina per non perdere il filo. Una volta che ci si è abituati, il sistema funziona quasi da solo.