Práce z domova ve společnosti SYNERGIE – efektivní, produktivní a s možností samostatného rozhodování

Již tři týdny pracuje velká část našich kolegů a kolegyň kvůli „koronavirové krizi“ z domova. Zkušenosti s tím jsou velmi rozmanité. Jsou například kolegyně, pro které tento „přechod“ nepředstavuje žádnou velkou změnu, protože z domova pracují pravidelně už i tak.

Jiní zase nyní poprvé poznávají práci z domova. „Nejprve jsem se musela znovu zorganizovat a zařídit si doma pracovní místo,“ říká marketingová asistentka Sophia Coveli. Nové výzvy spojené s prací z domova Coveli dále popisuje takto: „Pokud nemáte vlastní pracovnu a musíte pracovat například v obývacím pokoji, zpočátku máte obavy, zda vás něco nebude rozptylovat, zejména pokud jsou v domácnosti i další lidé. Zpočátku jsem si také kladla otázku, zda to technika zvládne. Navzdory těmto obavám jsem však zjistila, že práce z domova je stejně produktivní jako v kanceláři. A to v neposlední řadě díky našemu pohotovému vedoucímu IT, který nám velmi rychle nastavil VPN tunel, abychom měli i při práci z domova plný přístup k našemu systému.“ Dostali jsme od ní také speciální tip na produktivitu při práci z domova. „Dodržujte běžnou pracovní dobu a oblékněte se do práce. Takhle například zůstanete motivovaní a doma nesklouznete do volnočasového režimu.“ I když je jistě zábavné se na videokonference upravit jen od pasu nahoru a přitom mít na sobě pyžamové kalhoty, z pohledu pracovní psychologie si tím žádnou službu neprokážete.

V následujícím textu bychom vám rádi představili ještě jednu speciální metodu, díky níž budete při práci z domova produktivní a efektivní. Slyšeli jste už někdy o metodě „GTD – Getting Things Done“? Ta se zaměřuje na efektivní časové a osobní řízení. Metoda GTD vám pomáhá udržet přehled o vašich úkolech díky systému organizace. GTD pomáhá zapamatovat si – a také zapomenout. Mozek se tak může uvolnit, protože ví, že své úkoly spolehlivě delegoval.

Metoda trenéra a manažerského poradce Davise Allena vychází z pěti principů: Shromažďování – Zpracování – Uspořádání – Prohlédnutí – Vyřízení.

1. Sbírání: Všechno, co k vám přichází a co je třeba vyřídit, shromažďujte v „příchozích koších“. Nezáleží na tom, zda se jedná o fyzické přihrádky nebo počítačové složky – záleží to na vašich osobních preferencích.
2. Zpracování: Nyní zhodnoťte každý jednotlivý úkol. Zařaďte je podle časové priority a rozhodněte se, jaký bude další konkrétní krok. Zde platí pravidlo dvou minut: Úkol, který lze vyřídit do dvou minut, vyřiďte okamžitě. To, co trvá déle a vyžaduje více kroků, zařaďte na jeden z následujících seznamů.
3. Organizovat: Nyní se rozdělují všechny úkoly.

• Seznam úkolů: Sem se zapisují všechny úkoly spolu s jejich dalším konkrétním krokem. Abychom si v tom udrželi přehled, lze tyto úkoly dále rozdělit do kontextových seznamů (telefonáty, soukromé, pracovní,…).
• Seznam projektů: Vše, co vyžaduje více kroků a nelze to vyřídit jednou akcí. Zapište si pevné termíny do kalendáře. Pro jednotlivé projekty si stanovte další kroky, termíny a připomenutí.
• Seznam čekajících úkolů: Zde se zobrazují úkoly, které jste delegovali.
• Seznam „možná někdy“: Slouží jako zdroj nápadů pro budoucnost.

4. Prohlédnout si: Jednou denně zkontrolovat seznamy a termíny, jednou týdně odstranit ze systému dokončené úkoly a přidat nové projekty.
5. Vyřídit: Vyřizovat úkoly uvedené na seznamech úkolů a v kalendáři. Přitom neustále sledovat priority.

Kdo chce metodu DTD efektivně využívat, musí ji důsledně dodržovat. Účinek time managementu se projeví pouze tehdy, je-li systém neustále aktualizován a je úplný. Je tedy zapotřebí značná dávka sebekázně, aby člověk vydržel. Jakmile si na to člověk zvykne, systém funguje téměř sám od sebe.