Le télétravail chez SYNERGIE : efficacité, productivité et autonomie

Depuis trois semaines déjà, une grande partie de nos collègues travaille désormais à domicile en raison de la „ crise du coronavirus “. Les expériences varient considérablement d’une personne à l’autre. Ainsi, pour certaines collègues, ce „ changement “ ne représente pas une grande nouveauté, car elles travaillaient déjà régulièrement à domicile.

D'autres, en revanche, découvrent aujourd'hui pour la première fois le télétravail. „ J'ai d'abord dû m'organiser et aménager mon espace de travail à la maison “, explique Sophia Coveli, assistante marketing. Sophia Coveli décrit ainsi les nouveaux défis liés au télétravail : „ Quand on ne dispose pas d’un bureau dédié et qu’on doit, par exemple, travailler dans le salon, on se demande d’abord si on ne va pas être distrait, surtout s’il y a d’autres personnes à la maison. Au début, je me suis également demandé si le matériel informatique allait tenir le coup. Malgré ces craintes, j’ai toutefois constaté que le télétravail est tout aussi productif que le travail au bureau. Notamment grâce à notre responsable informatique très réactif, qui nous a très rapidement mis en place un tunnel VPN pour que nous ayons un accès complet à notre système, même en télétravail. “ Elle nous a également donné un conseil particulier pour rester productif en télétravail. „ Respecter les horaires de travail habituels et s’habiller pour le travail. Cela permet, par exemple, de rester motivé et de ne pas basculer en mode “ loisirs » à la maison. » Même s’il est certes amusant de se mettre sur son trente-et-un pour les visioconférences tout en gardant son pantalon de pyjama, d’un point de vue de la psychologie du travail, on ne se rend pas service en agissant ainsi.

Nous souhaitons vous présenter ci-après une méthode spécifique qui vous permettra d’être productif et efficace en télétravail. Avez-vous déjà entendu parler de la méthode „ GTD – Getting Things Done “ ? Celle-ci met l’accent sur une gestion efficace du temps et de soi-même. La méthode GTD vous aide à garder une vue d'ensemble de vos tâches grâce à un système d'organisation. GTD vous aide à vous souvenir… et à oublier. Ainsi, votre cerveau peut se détendre, car il sait qu'il a délégué ses tâches en toute confiance.

La méthode de Davis Allen, formateur et consultant en gestion, repose sur cinq principes : rassembler – traiter – organiser – passer en revue – exécuter.

1. Collection : Tout ce qui vous parvient et qui doit être traité, vous le regroupez dans des „ corbeilles d'arrivée “. Qu'il s'agisse de classeurs physiques ou de dossiers informatiques, cela n'a aucune importance et dépend de vos préférences personnelles.
2. Préparation : Évaluez maintenant chaque tâche individuellement. Classez-les par ordre de priorité et déterminez quelle sera la prochaine étape concrète. La règle des deux minutes s'applique ici : une tâche qui peut être accomplie en moins de deux minutes est effectuée immédiatement. Ce qui prend plus de temps et nécessite plusieurs étapes est inscrit sur l'une des listes suivantes.
3. Organiser: Toutes les tâches sont désormais réparties.

• Liste des actions : c'est ici que sont répertoriées toutes les tâches avec la prochaine étape concrète à réaliser pour chacune d'entre elles. Pour garder une vue d'ensemble, ces actions peuvent être classées dans des listes thématiques (appels téléphoniques, vie privée, vie professionnelle, etc.).
• Liste des projets : tout ce qui nécessite plusieurs étapes et ne peut pas être traité en une seule action. Inscrivez les dates butoirs dans le calendrier. Pour chaque projet, définissez les prochaines étapes, les dates butoirs et les rappels.
• Liste d'attente : les tâches que vous avez déléguées apparaissent ici.
• Liste « Peut-être un jour » : elle sert de réserve d'idées pour plus tard.

4. Parcourir: Vérifier les listes et les rendez-vous une fois par jour, supprimer du système les tâches terminées et ajouter de nouveaux projets une fois par semaine.
5. Terminer: Traiter les tâches figurant sur les listes d'actions et dans l'agenda. Tout en gardant toujours à l'esprit les priorités.

Pour utiliser efficacement la méthode DTD, il faut s'y tenir de manière rigoureuse. La gestion du temps ne porte ses fruits que si le système est constamment mis à jour et complet. Il faut donc faire preuve d'une bonne dose d'autodiscipline pour ne pas se relâcher. Une fois que l'on s'y est habitué, le système fonctionne presque tout seul.