Munca de acasă la SYNERGIE – Eficientă, productivă și flexibilă

De trei săptămâni, o mare parte dintre colegii noștri lucrează de acasă, din cauza „crizei provocate de coronavirus“. Experiențele sunt foarte diferite. De exemplu, există colege pentru care această „trecere“ nu reprezintă o mare schimbare, deoarece ele lucrau oricum în mod regulat de acasă.

Alții, în schimb, descoperă acum pentru prima dată cum este să lucreze de acasă. „A trebuit mai întâi să mă reorganizez și să-mi amenajez locul de muncă acasă“, spune Sophia Coveli, asistentă de marketing. Coveli descrie în continuare noile provocări ale muncii de acasă astfel: „Dacă nu ai un birou propriu și trebuie să lucrezi, de exemplu, în sufragerie, la început îți faci griji că vei fi distras, mai ales dacă în gospodărie mai sunt și alte persoane. La început, m-am întrebat și dacă tehnologia va face față. În ciuda acestor rezerve, am constatat însă că munca de acasă este la fel de productivă ca și la birou. Nu în ultimul rând datorită directorului nostru IT, care ne-a configurat foarte repede un tunel VPN, pentru a avea acces complet la sistemul nostru chiar și de acasă.“ Am primit de la ea și un sfat special pentru productivitatea în regimul de lucru de acasă. „Respectă programul normal de lucru și îmbracă-te adecvat pentru muncă. Astfel, rămâi, de exemplu, motivat și nu cazi în “modul de timp liber” acasă.” Chiar dacă este cu siguranță amuzant să te îmbraci elegant doar de sus pentru videoconferințe, purtând în același timp pantalonii de pijama, din punct de vedere al psihologiei muncii nu-ți faci niciun bine cu asta.

În continuare, dorim să vă prezentăm o metodă specială care vă va ajuta să fiți productivi și eficienți atunci când lucrați de acasă. Ați auzit vreodată de metoda „GTD – Getting Things Done“? Aceasta se concentrează pe gestionarea eficientă a timpului și pe autogestionare. Metoda GTD vă ajută să vă mențineți sub control sarcinile cu ajutorul unui sistem de organizare. GTD vă ajută să vă amintiți – și să uitați. Astfel, creierul se poate relaxa, știind că și-a delegat sarcina în mod fiabil.

Metoda lui Davis Allen, formator și consultant în management, se bazează pe cinci principii: colectare – prelucrare – organizare – verificare – finalizare.

1. Colecționare: Tot ceea ce primiți și trebuie rezolvat, notați-l în „coșurile de intrare“. Nu contează dacă este vorba de dosare fizice sau de foldere pe computer; acest lucru depinde de preferințele dumneavoastră personale.
2. Prelucrare: Acum evaluați fiecare sarcină în parte. Clasificați-le în funcție de timp și decideți care este următorul pas concret. Aici se aplică regula celor două minute: o sarcină care poate fi realizată în două minute se rezolvă imediat. Ceea ce durează mai mult și necesită mai multe etape de lucru se trece pe una dintre următoarele liste.
3. Organizare: Toate sarcinile sunt repartizate acum.

• Lista de acțiuni: Aici se înregistrează toate sarcinile, împreună cu următorul pas concret pentru fiecare dintre ele. Pentru a păstra o imagine de ansamblu, aceste acțiuni pot fi împărțite în liste contextuale (apeluri telefonice, personale, profesionale etc.).
• Lista de proiecte: Tot ceea ce necesită mai multe etape și nu poate fi rezolvat printr-o singură acțiune. Introduceți termenele fixe în calendar. Pentru fiecare proiect în parte, definiți pașii următori, termenele și mementourile.
• Lista de așteptare: Aici apar activitățile pe care le-ați delegat.
• Lista „Poate-Cândva”: Aceasta servește ca sursă de idei pentru viitor.

4. A răsfoi: Verifică listele și termenele o dată pe zi, iar o dată pe săptămână elimină din sistem sarcinile finalizate și adaugă proiecte noi.
5. A rezolva: Să duc la bun sfârșit sarcinile din listele de acțiuni și din calendar. Și să țin mereu cont de priorități.

Cine dorește să aplice metoda DTD în mod eficient trebuie să o urmeze cu consecvență. Efectul gestionării timpului se manifestă numai dacă sistemul este actualizat constant și este complet. Prin urmare, este necesară o bună doză de autodisciplină pentru a rămâne concentrat. Odată ce te-ai obișnuit cu el, sistemul funcționează aproape de la sine.