Удаленная работа в SYNERGIE — эффективно, продуктивно и оперативно

Уже три недели большая часть наших коллег из-за „коронакризиса“ работает из дома. Опыт у всех при этом совершенно разный. Так, например, для некоторых коллег такой „переход“ не является чем-то новым, поскольку они и так регулярно работают из дома.

Другие же впервые знакомятся с работой из дома. „Мне сначала пришлось перестроиться и обустроить рабочее место дома“, — говорит помощница по маркетингу София Ковели. Ковели так описывает новые вызовы, связанные с работой из дома: „Если у тебя нет отдельного кабинета и приходится работать, например, в гостиной, сначала возникают опасения, что тебя будут отвлекать, особенно если в доме есть еще кто-то. Вначале я также задавалась вопросом, выдержит ли техническое оборудование нагрузку. Однако, несмотря на эти опасения, я обнаружила, что работа в удаленном режиме такая же продуктивная, как и в офисе. Не в последнюю очередь благодаря нашему оперативному руководителю ИТ-отдела, который очень быстро настроил для нас VPN-туннель, чтобы мы имели полный доступ к нашей системе даже при работе из дома“. Мы также получили от неё особый совет по повышению продуктивности при работе из дома. „Соблюдайте обычный рабочий график и одевайтесь соответственно работе. Так, например, можно сохранить мотивацию и не перейти дома в “режим отдыха».» Даже если, конечно, забавно наряжаться для видеоконференций только сверху, оставаясь в пижамных штанах, с точки зрения психологии труда вы себе этим не помогаете.

Далее мы хотели бы представить ещё один специальный метод, который поможет вам работать продуктивно и эффективно в режиме удалённой работы. Слышали ли вы когда-нибудь о методе „GTD — Getting Things Done“? В его основе лежит эффективное управление временем и самоорганизация. Метод GTD помогает вам с помощью системы организации задач не терять из виду свои дела. GTD помогает запоминать — и забывать. Таким образом, мозг может расслабиться, поскольку знает, что надежно делегировал свои задачи.

Методика тренера и консультанта по управлению Дэвиса Аллена основана на пяти принципах: сбор — обработка — систематизация — анализ — выполнение.

1. Сбор: Все, что поступает к вам и требует обработки, собирайте в „корзины входящих“. Неважно, будут ли это физические ящики для документов или компьютерные папки — это зависит от ваших личных предпочтений.
2. Обработка: Теперь оцените каждую задачу по отдельности. Распределите их по времени и определите, каким будет следующий конкретный шаг. Здесь действует «правило двух минут»: задачу, которую можно выполнить за две минуты, нужно выполнять сразу. То, что занимает больше времени и требует нескольких действий, следует внести в один из следующих списков.
3. Организовать: Сейчас все задания распределяются.

• Список действий: сюда попадают все задачи с указанием следующего конкретного шага по каждой из них. Чтобы не терять обзор, эти действия можно разделить на контекстные списки (телефонные звонки, личное, рабочее и т. д.).
• Список проектов: все, что требует нескольких этапов и не может быть выполнено одним действием. Внесите фиксированные сроки в календарь. Для каждого проекта определите следующие шаги, сроки и напоминания.
• Список ожидающих задач: здесь отображаются задачи, которые вы делегировали.
• Список «Может быть — когда-нибудь»: он служит источником идей на будущее.

4. Просмотреть: Раз в день проверять списки и сверять сроки, раз в неделю удалять из системы завершённые задачи и добавлять новые проекты.
5. Выполнить: Выполнять задачи, указанные в списках дел и календаре. При этом всегда учитывать приоритеты.

Тот, кто хочет эффективно применять метод DTD, должен последовательно его соблюдать. Эффект от управления временем проявляется только в том случае, если система постоянно обновляется и является полной. Поэтому требуется немалая доля самодисциплины, чтобы не сбиваться с курса. Но как только вы к этому привыкнете, система начнёт работать практически сама по себе.