Homeoffice a SYNERGIE-nél – Hatékony, produktív és cselekvőképes

Már 3 hete, hogy kollégáink nagy része a „koronakrízis“ miatt otthonról dolgozik. A tapasztalatok nagyon eltérőek. Vannak például olyan kolléganők, akiknél az „átköltözés“ nem jelent nagy újdonságot, mivel eleve is rendszeresen otthonról dolgoznak.

Másokat most ismerkednek meg először az otthoni munkavégzéssel. „Először át kellett szerveznem magam, és berendeznem az otthoni munkahelyemet“ – mondja Sophia Coveli marketingasszisztens. Coveli a home office-ban jelentkező új kihívásokat a következők szerint írja le: „Ha nincs saját irodája, és például a nappaliban kell dolgoznia, kezdetben aggódik, hogy nem fogja-e elvonni a figyelmét a munka, különösen, ha többen tartózkodnak még otthon. Kezdetben azt is kérdés volt számomra, hogy a technika bírni fogja-e. Ezek ellenére azonban azt tapasztaltam, hogy az otthoni munka éppúgy produktív, mint az irodában. Nem kis részben a gyors IT-vezetőnknek köszönhetően, aki nagyon gyorsan beállított nekünk egy VPN-alagutat, hogy otthonról is teljes hozzáférésünk legyen a rendszerünkhöz.“ Tőle is kaptunk egy különleges tippet a home office-ban való produktivitáshoz. „Tartsa be a szokásos munkaidőt, és öltözzön fel a munkához. Így motivált marad, és nem esik bele az otthoni szabadidő módba.“ Bár biztosan vicces videokonferenciákhoz csak felül felöltözni, és közben pizsamát viselni, munkahelyi pszichológiai szempontból nem tesz jót magának ezzel.

A következőkben bemutatunk egy speciális módszert, amellyel produktívan és hatékonyan dolgozhatsz otthonról. Hallottál már a „GTD – Getting Things Done“ módszerről? Ennek lényege az effektív idő- és önmenedzsment. A GTD módszer segít neked egy rendszerező rendszerrel szemmel tartani a feladataidat. A GTD segít az emlékezésben – és a felejtésben. Így az agy képes megpihenni, mert tudja, hogy a feladatát megbízhatóan delegálta.

A Davis Allen tréner és menedzsmenttanácsadó módszere öt alapelven nyugszik: Gyűjtés – Feldolgozás – Rendszerezés – Áttekintés – Végrehajtás.

1. Gyűjtés Mindent, ami Önhöz érkezik és el kell intézni, „bemeneti tálcákban“ gyűjt össze. Nem számít, hogy fizikai tálcákról vagy számítógépes mappákról van szó, ez az Ön személyes preferenciájától függ.
2. Feldolgozás Most minden egyes feladatot értékeljen. Időrendbe kell őket sorolni, és el kell dönteni, mi a következő konkrét lépés. Itt érvényes a kétperces szabály: Azonnal el kell végezni minden olyan feladatot, amely két percen belül elvégezhető. Ami ennél több időt vesz igénybe, és több lépést igényel, az felkerül az alábbi listák egyikére.
3. SzervezMinden feladatot most felosztunk.

• Cselekvéslista: Ide kerülnek a feladatok a következő konkrét lépésükkel. A felülnézet megtartása érdekében ezek a műveletek kontextuslistákra oszthatók (telefonhívások, magán, üzleti, ...).
• Projektlista: Minden, ami több műveletet igényel, és nem kezelhető egyetlen akcióval. Rögzített dátumok beállítása a naptárban. Az egyes projektekhez definiálja a következő lépéseket, határidőket és emlékeztetőket.
• Várakozási lista: Itt jelennek meg a delegált tevékenységek.
• Talán-Majd-Lista: Ez szolgál ötlettárként későbbre.

4. ÁttekintésNaponta egyszer ellenőrizni a listákat és az időpontokat, hetente egyszer eltávolítani a teljesített feladatokat a rendszerből és új projekteket hozzáadni.
5. ElintézAz akciólistákon és a naptárban szereplő feladatok elvégzése. Mindig szem előtt tartva a prioritásokat.

Aki hatékonyan szeretné alkalmazni a DTD módszert, annak következetesnek kell lennie. Az időgazdálkodás hatása csak akkor érvényesül, ha a rendszert folyamatosan naprakészen és teljeskörűen tartják. Tehát egy jó adag önfegyelemre van szükség ahhoz, hogy napirenden tartsuk. Ha egyszer már hozzászoktunk, a rendszer szinte magától működik.